Η ροταριανή συνεστίαση είναι το κύριο μέσο, με το οποίο επιδιώκεται ο βασικός σκοπός του Ρόταρυ, η αλληλογνωριμία και ανταλλαγή ιδεών και ειδήσεων μεταξύ επίλεκτων αντιπροσώπων από όλα τα επαγγέλματα κάθε τοπικής κοινωνίας.
Τι είναι αυτό που κάνει μία ροταριανή συνεστίαση να ξεχωρίζει
Ο χώρος, το περιβάλλον, η διαδικασία και το σχετικό τελετουργικό είναι βασικοί παράγοντες που δημιουργούν αυτή την χαλαρή ποιοτική και πάντα ελεγχόμενη ατμόσφαιρα στην οποία κτίζουν τις φιλίες και τις δημόσιες σχέσεις τους χιλιάδες δραστήριοι και ανήσυχοι άνθρωποι σε όλο τον κόσμο.
Πόσο διαρκεί μία ροταριανή συνεστίαση
Η Ροταριανή συνεστίαση διαρκεί από μιάμιση έως δύο ώρες και μέσα σε αυτό το διάστημα συνδυάζει και ικανοποιεί όλες τις προϋποθέσεις λειτουργίας του Ρόταρυ. Μεγαλύτερες των δύο ωρών συνεστιάσεις είναι βέβαιο ότι δημιουργούν δυσφορία στους περισσότερους και ως εκ τούτου αποφεύγονται.
Για μία καλή πρώτη εντύπωση
Ο πρόεδρος και ο κοσμήτορας θα πρέπει να βρίσκονται στις θέσεις τους μισή ώρα πριν την συνεστίαση και να έχουν ήδη επιβλέψει τις τελευταίες λεπτομέρειες για την διαμόρφωση της αίθουσας και την πληρότητα του δείπνου. Εκτός από το λάβαρο και την Ελληνική σημαία, ιδιαίτερη ατμόσφαιρα προσδίδουν και ενδεχόμενα να υπάρχουν στην αίθουσα, ένα ταμπλό με φωτορεπορτάζ από τις δραστηριότητες του τελευταίου χρόνου, κορνιζαρισμένοι έπαινοι αξιόλογων δράσεων, σημαιάκια Ομίλων που έχουμε επισκεφθεί, μια κοινοτική Ευρωπαϊκή σημαία και ίσως κάποια υπόκρουση μουσικής δωματίου.
Υποδοχή καλεσμένων
Οι πρώτοι αφιχθέντες, στους οποίους συνήθως συμπεριλαμβάνεται και ο ομιλητής της βραδιάς, ξεκινούν τα περίφημα ροταριανά πηγαδάκια. Η φάση αυτή είθισται να αποκαλείται Pre-Rotary. Τους καλεσμένους τους υποδέχεται το διοικητικό συμβούλιο, τα μέλη του οποίου κυκλοφορούν ανάμεσα τους και συζητούν μαζί τους δημιουργώντας ζεστή και φιλόξενη ατμόσφαιρα.
Έναρξη της ροταριανής συνεστίασης
Ένα τέταρτο μετά την έναρξη προσέλευσης ο πρόεδρος έχει την ευθύνη να σημάνει έναρξη της συνεστίασης ανεξαρτήτως της σπουδαιότητας των λοιπών αργοπορημένων προσκεκλημένων. Έτσι εμπεδώνεται και επιβάλλεται το αυτονόητο, ότι μέσα στην αίθουσα της ροταριανής συνεστίασης απεκδύεται ο καθένας τον τίτλο του, τον εγωισμό και την ανταγωνιστικότητά του, θεωρεί όλους τους συνδαιτυμόνες του ίσους, σέβεται ως πολύτιμο τον χρόνο αλλά και την νοημοσύνη των παρισταμένων και προάγεται ένα κλίμα εμπιστοσύνης και αλληλεγγύης.
Η ροταριανή προσευχή
Μετά το χτύπημα της καμπάνας οι προσκαλεσμένοι σηκώνονται από τις καρέκλες τους και ο πρόεδρος προτείνει σε κάποιο Ροταριανό να αναπέμψει την ροταριανή προσευχή, που είναι κείμενο του καθ. Θεολογίας κ. Κονιδάρη και περιλαμβάνει σε δυο γραμμές ένα συνδυασμό των ροταριανών και των θρησκευτικών αξιών μας.
Το δείπνο
Το έγκαιρο και συντονισμένο σερβίρισμα του δείπνου αλλά και η ποιότητα των εδεσμάτων ασφαλώς ανεβάζουν ψηλά το επίπεδο κάθε ροταριανής συγκέντρωσης. Οι ελάχιστες προδιαγραφές του χώρου και των εδεσμάτων θα πρέπει να τοποθετούνται σε επίπεδο υψηλότερο από το μέσο καθιερωμένο της πόλης – έδρας του Ομίλου.
Το πρωτόκολλο
Κατά την διάρκεια του δείπνου ο κοσμήτορας με τον γραμματέα επιμελούνται την κατάσταση προσφωνήσεων τοποθετώντας όλους τους μη Ροταριανούς Επισήμους στην κορυφή.
Η διάρκεια του δείπνου
Η περίοδος του δείπνου από την πλευρά της επιδίωξης των στόχων του Ρόταρυ είναι ίσως η σημαντικότερη και δεν πρέπει να διακόπτεται από άσκοπες ανακοινώσεις και σχολιασμούς. Η διάρκειά της φτάνει έως τα 45 λεπτά και τελειώνει, ανεξαρτήτως εάν έχουν ολοκληρώσει το επιδόρπιό τους οι προσκεκλημένοι, με ένα διακριτικό κτύπημα της καμπάνας.
Προσφωνήσεις – Ανακοινώσεις – Ροταριανή ενημέρωση
Εν συνεχεία ακολουθούν:
- Καλωσόρισμα προσκεκλημένων από τον Γραμματέα του Ομίλου και σε περίπτωση πολυομιλικών συνεστιάσεων από τον γραμματέα του φιλοξενούντος Ομίλου.
- Ανακοινώσεις 5 λεπτών αυστηρώς για θέματα προγράμματος και δράσης του Ομίλου, στις οποίες συνήθως ενσωματώνεται και επιγραμματική Ροταριανή Ενημέρωση.
Το δεκάλεπτο του Προέδρου
Ο πρόεδρος απευθύνει ευχές σε εορτάζοντες, διαβάζει την αλληλογραφία που αφορά τον Όμιλο και σε ενδεχόμενες εισδοχές νέων μελών διαβάζει στους παρευρισκομένους το βιογραφικό τους σημείωμα. Πολύ σημαντικό είναι η φωτογράφηση της στιγμής που ο πρόεδρος και ο ανάδοχος καλωσορίζουν ένα νέο μέλος στον Όμιλο. Αυτές οι στιγμές είναι μοναδικές. Ακολουθεί το καλωσόρισμα και η ανάγνωση συνοπτικού βιογραφικού σημειώματος του κεντρικού Ομιλητή της βραδιάς.
Η ομιλία
Υποχρέωση του Ομιλητή είναι να τηρήσει τον προκαθορισμένο χρόνο, όπως και υποχρέωση του προέδρου είναι να του το υπενθυμίσει ή και να τον διακόψει εφόσον χρειαστεί με ευγενικό πάντοτε τρόπο. Εάν η ώρα το επιτρέπει, ο πρόεδρος συντονίζει ένα γύρο ερωταπαντήσεων ώστε να ξεκαθαριστούν οι απορίες των προσκεκλημένων από την εισήγηση.
Στο σημείο αυτό ο πρόεδρος έχει τρείς ευθύνες :
- Να μην επιτρέψει δευτερολογίες και ιδιαίτερα όταν περιέχουν αιχμηρές τοποθετήσεις και διαφαινόμενη εμπάθεια προς το πρόσωπο του ομιλητή.
- Να μην εξαντλήσει τον Ομιλητή του με περισσότερες από 3-4 ερωτήσεις.
- Να παρουσιάζει τους ερωτώντες με το όνομα και την ιδιότητά τους.
Πριν την καμπάνα λήξης
Μένουν τρείς τελευταίες ενέργειες:
- η επίδοση ενός αναμνηστικού προς τον Ομιλητή.
- η φωτογράφιση με τον Πρόεδρο και
- η υπενθύμιση του τόπου, της ώρας και του θέματος της επόμενης εκδήλωσης.